Arbeitszeiten mit Power Automate erfassen
(ganz ohne Fingerabdruckleser)
Sie möchten wissen, wann Ihre Mitarbeiter kommen und gehen – ohne teure Hardware anzuschaffen? Diese Anleitung zeigt, wie Sie eine kostenlose Power Automate-Vorlage nutzen, um Anwesenheitszeiten automatisch in Excel zu protokollieren. Kein Code. Kein Fingerabdruckscanner. Nur Microsoft 365.
Was Sie vorher benötigen
- Ein Microsoft 365-Konto mit aktiver Power Automate-Lizenz
- Zugriff auf OneDrive oder SharePoint, um die Excel-Datei zu speichern
- Jeder Mitarbeiter benötigt ebenfalls ein Microsoft-Konto
- Die Power Automate-App (iOS oder Android) – optional, aber empfohlen
Warum Power Automate für die Zeiterfassung?
Herkömmliche Fingerabdrucksysteme sind teuer, brauchen physische Hardware und funktionieren bei Remote- oder Hybrid-Teams oft schlecht. Microsoft Power Automate löst das Problem elegant: Mitarbeiter starten einen Flow auf dem Handy oder PC, und der Zeitstempel wird automatisch in eine gemeinsame Excel-Datei eingetragen.
Außerdem lässt sich der Flow so erweitern, dass bei Verspätungen automatisch eine Benachrichtigung in Teams oder per E-Mail gesendet wird. Der Aufwand: unter 15 Minuten.
Schritt für Schritt: Vorlage einrichten
Power Automate öffnen
Rufen Sie make.powerautomate.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an.
Vorlagenbereich öffnen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Vorlagen. Hier bietet Microsoft kostenlose vorgefertigte Automatisierungen an.
Arbeitszeitvorlage suchen
Suchen Sie nach: Track your working hours in Excel Online (Business) spreadsheet. Wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf Weiter.
Excel-Datei verknüpfen
Wählen Sie den Speicherort Ihrer Excel-Datei – SharePoint wird empfohlen, damit alle Mitarbeiter auf dieselbe Datei zugreifen können. Wählen Sie Bibliothek, Datei und Tabelle aus.
Flow speichern und freigeben
Klicken Sie auf Speichern. Der Flow erscheint unter Sofortflows. Geben Sie ihn für Ihr Team frei, damit jeder ihn über sein eigenes Konto ausführen kann.
Excel-Tabelle vorbereiten (wichtiger Schritt)
Power Automate funktioniert nur mit echten Excel-Tabellen – nicht mit einfachen Zellbereichen. Überspringen Sie diesen Schritt, kann der Flow keine Daten schreiben.
Excel-Datei in OneDrive oder SharePoint anlegen
Öffnen Sie Excel Online und erstellen Sie eine neue Datei. Speichern Sie sie in SharePoint, wenn mehrere Mitarbeiter zugreifen sollen.
Spaltenüberschriften eintragen
Tragen Sie in Zeile 1 Ihre Spaltennamen ein. Beginnen Sie mindestens mit einer Spalte Zeitstempel.
Als Tabelle formatieren
Markieren Sie Ihre Kopfzeile, gehen Sie zu Einfügen → Tabelle und bestätigen Sie den Bereich. Dadurch wird der Bereich in eine richtige Tabelle umgewandelt, die Power Automate lesen und schreiben kann.
Flow ausführen: So nutzen ihn Ihre Mitarbeiter
Sobald der Flow eingerichtet und freigegeben ist, können Mitarbeiter ihn auf zwei Wegen ausführen:
- Mobile App: Power Automate-App öffnen → Flow antippen → Ausführen antippen. Der Zeitstempel wird sofort erfasst.
- Webbrowser: make.powerautomate.com → Meine Flows → Schaltfläche „Ausführen" neben dem Flow antippen.
Jede Ausführung fügt eine neue Zeile mit dem genauen Datum und der Uhrzeit in die Excel-Tabelle ein.
Was als Nächstes kommt
Der Zeitstempel, den Power Automate speichert, sieht standardmäßig so aus: 2025-11-20T05:11:55.8785748Z – nicht gerade benutzerfreundlich. In Teil 2 lösen wir das mit der Funktion formatDateTime.
Hilfe bei der Einrichtung gesucht?
Unsere Microsoft 365-Spezialisten richten Power Automate für Ihr Team ein – schnell, auf Deutsch, mit dauerhaftem Support.
Kostenlose Beratung anfragen